POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás disposiciones complementarias, y será aplicada por NEW ENGLAND EDUCATION GROUP S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales en el desarrollo de sus servicios educativos.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad:

Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público:

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.

Dato privado:

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos Semiprivados:

Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Datos sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para este caso: NEW ENGLAND EDUCATION GROUP S.A.S.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transmisión de Datos:

Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia de Datos:

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

PRINCIPIOS

LA SOCIEDAD garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por LA SOCIEDAD se verificarán los siguientes principios: Legalidad, Libertad, Finalidad autorizada, Calidad del Dato, Entrega de información al Titular, Circulación restringida, Temporalidad, Acceso restringido, Confidencialidad y Seguridad.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente política será aplicable a quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales en la que se pueda suministrar datos personales a LA SOCIEDAD.

PADRES DE FAMILIA, RESPONSABLES, ACUDIENTES Y ESTUDIANTES

Los Datos Personales tratados por LA SOCIEDAD deberán someterse estrictamente y únicamente a las finalidades que se señalan a continuación:

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones académicas, pedagógicas, estudiantiles, convivenciales, familiares, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables del JARDÍN.
2. Cumplir los contratos de prestación de servicios educativos celebrados con los clientes, padres de familia, acudientes y/o estudiantes para el año lectivo y posteriores.
3. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de desarrollo infantil de los estudiantes, incluyendo la verificación de afiliaciones a salud, uso de datos para orientación escolar, psicología, acompañamiento socioemocional y mercadeo institucional de nuevos servicios del grupo empresarial.
4. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo la consulta en listas restrictivas y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
5. El proceso de archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de la información, Información de matrícula, expedientes académicos y bases de datos de la organización.
6. Diligenciar y ejecutar el cobro (pre-jurídico y jurídico) de pensiones, matrículas u otros costos educativos mediante las garantías suscritas, incluyendo el Pagaré y su correspondiente Carta de Instrucciones.

CANDIDATOS, TRABAJADORES Y EX TRABAJADORES

El tratamiento para los datos personales indispensables de candidatos, trabajadores y ex trabajadores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de las obligaciones que posee como empleador. La información objeto de tratamiento será utilizada para: celebrar el contrato de trabajo, verificaciones de Inhabilidades, afiliaciones al sistema de seguridad social integral (salud, pensión, ARL, caja de compensación) y parafiscales; liquidación de nómina; capacitación y formación; seguridad y salud en el trabajo; y emisión de certificaciones laborales una vez culminado el vínculo contractual.

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y de control de calidad interno de acuerdo con los lineamientos administrativos del JARDÍN.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

En aplicación de lo establecido en la ley, LA SOCIEDAD procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas.

En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, LA SOCIEDAD obtendrá la Autorización expresa de sus representantes legales (padre, madre o tutor) al momento de formalizar el Contrato de Matrícula.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles (tales como historial médico, alergias, reportes de orientación escolar y datos biométricos) cuando:

1. El Titular o su representante legal haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del estudiante y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado (urgencias médicas).
3. El Tratamiento tenga una finalidad pedagógica, de bienestar, soporte psicológico, convivencia escolar o de seguridad interna (Sistemas de videovigilancia y control de accesos).
4. Gestión de Datos Biométricos, Imágenes y Video: La información recolectada como imágenes fotográficas o videos capturados en eventos del JARDÍN, clases, salidas pedagógicas o sistemas de seguridad se utilizarán para fines de bioseguridad, convivencia, registro histórico, soporte pedagógico, promoción institucional y mercadeo en redes sociales oficiales y portales de la compañía.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA SOCIEDAD.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual imperativo que obligue a conservar la información (como las bases de datos contables, fiscales y académicos ministeriales).
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO DEL TITULAR PARA EJERCER SUS DERECHOS

Los titulares podrán ejercer sus derechos de Habeas Data enviando una solicitud formal por escrito expresando el motivo del requerimiento.

• Responsable de Atención: Oficina de Admisiones y Cartera.
• Correo Electrónico Oficial: diradmisiones@crayolaylapiz.edu.co
• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si hay demoras, se informará cambiando el plazo por máximo cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (Corrección, actualización o supresión): El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si está incompleto, se requerirá subsanar dentro de los cinco (5) días siguientes. Si hay prórroga, se informará respondiendo dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento inicial.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad de la base de datos o el periodo exigido por causas legales, contables, académicas ministeriales, contractuales o jurisprudenciales específicas.

Dado en Chía, Cundinamarca, el 25 del mes de mayo de 2026